Reprographie

L’impression de papier est principalement mue par Internet et le courrier électronique. Les recherches effectuées par le Gartner Group (The Hidden Gold Mine , Gartner Research Note, DF-13-2054 par J. Lundy, 19 mars 2001) indiquent que, d’ici la fin de 2003, 87 % des photocopieurs et des imprimantes seront numériques. De plus, d’ici la fin de 2004, 70 % de toute l’information sera numérisée. Une telle explosion d’information aura un impact économique énorme sur les organisations de toutes sortes.

Avez-vous idée des dépenses encourues par votre entreprise pour l’impression et la production de documents? Il y a de bonnes chances que non. Selon le Gartner Group, ces dépenses pourraient être de l’ordre de 15 % des revenus annuels. Dans plusieurs entreprises, les flottes d’équipements d’émission de documents (copieurs, imprimantes, télécopieurs, numériseurs) sont souvent les ressources matérielles les plus négligées et les moins bien gérées.

On achète normalement un photocopieur tous les quatre ou cinq ans. Sur une période de cinq ans, cette technologie évolue si vite que vos connaissances sur le sujet peuvent devenir dépassées. Par conséquent, il n’est pas évident que vous soyez en mesure de choisir le meilleur photocopieur pour votre entreprise.

Malheureusement, il n’y a pas de formule magique pour déterminer quand l'on doit remplacer un photocopieur. Généralement, il est d’usage de le remplacer tous les quatre ou cinq ans. Ceci, par contre, ne signifie pas qu’il puisse être conservé pour une plus longue période. Sa longivité dépend en fait du nombre de copies traitées, de sa fiabilité, des coûts d’exploitation, de sa capacité à rencontrer les besoins actuels. Plusieurs facteurs doivent être pris en considération dans le processus de sélection d’un nouveau photocopieur. Ces principaux facteurs sont d'ordre économique, d'âge et de fiabilité et d'ordre techologique.

Questions d’ordre économique

Révisez les coûts totaux d’exploitation de votre photocopieur. Pour ce faire, il faut considérer les coûts par copie, mais aussi, les coûts de location, de contrat de service et de réparation. Il faut aussi tenir compte des éléments qui suivent.

  • Quel est le coût d’exploitation du photocopieur?
  • Serait-il moins dispendieux de conserver le photocopieur actuel par rapport à l'achat d'un nouveau?
  • Y a-t-il des coûts incontournables associés à votre photocopieur actuel, tels que le contrat de location, l'engagement, la pénalité de fin de contrat ou autre?
  • Si l’acquisition d’un nouveau photocopieur entraînait des coûts d’exploitation plus élevés, est-ce que les caractéristiques inhérentes aux nouveaux modèles compenseraient pour la dépense additionnelle?
  • Est-ce que le fait de changer pour un photocopieur numérique, considérant la possibilité de le raccorder en réseau, aurait comme résultat d’abaisser les coûts fixes secondaires en améliorant la productivité des employés (c.-à-d. réduction des coûts de main-d’œuvre et économies réalisées par la redirection vers le photocopieur des documents traités par des imprimantes)?

Questions d’âge et de fiabilité

Au fur et à mesure qu’ils prennent de l’âge, les photocopieurs perdent de leur fiabilité et de leur efficacité. Pour cette raison, même si un photocopieur âgé fonctionne bien aujourd’hui, il n’est pas mauvais de planifier son éventuel remplacement. Ce faisant, il faut se poser les questions suivantes..

  • Quel est l’âge du photocopieur actuel? Après cinq ans, est-ce que le coût par copie augmentera? Les photocopieurs analogiques font généralement l’objet d’une garantie de cinq ans, après quoi le coût par copie et les frais de maintenance augmentent considérablement. Il peut donc s’avérer plus économique de changer pour un nouveau photocopieur, une fois sa période de garantie expirée, d’autant plus qu’après quatre ou cinq ans, un photocopieur électromécanique voit sa fiabilité péricliter.
  • Le rendement du photocopieur devient-il moins stable en raison de papiers coincés, de bris ou de recours fréquents aux techniciens?
  • Combien de copies ont été effectuées depuis sa mise en service, par rapport au nombre qu’il est censé avoir effectué? Plus le nombre est élevé, plus les chances sont élevées que les pièces soient usées.

Questions d’ordre technologique

À moins d’avoir été acheté au cours des dernières années, votre photocopieur est probablement de technologie analogique lentilles lumineuses, une technologie qui a admirablement bien servi l’industrie pendant près de trente ans.

Le photocopieur a considérablement évolué au cours des années 90. Les récentes percées technologiques ont permis l’émergence de photocopieurs numériques qui balayent, numérisent et emmagasinent les images avant de les reproduire.

Bien que les photocopieurs analogiques sont encore vendus, l’arrivée des photocopieurs numériques est en train de révolutionner l’industrie. Comme les différences de prix sont de moins en moins grandes, il serait probablement avisé de considérer les avantages des photocopieurs numériques. Ainsi, votre organisation pourrait bénéficier des avantages suivants.

  • Un photocopieur multifonctionnel capable d’agir comme balayeur, imprimante, copieur ou même télécopieur;
  • de l’installation d’un photocopieur en réseau qui peut-être utilisé comme imprimante en ligne dotée des caractéristiques inhérentes à un copieur moderne, dont le tri, l’assemblage, l'agrafage et l’impression recto verso;
  • d’un photocopieur/imprimante ayant des coûts d’exploitation inférieurs aux coûts associés aux imprimantes traditionnelles.

Lorsque vous considérez l’acquisition d’un nouveau photocopieur, vous serez surpris d’être confrontés à une grande quantité de caractéristiques et de spécifications. Celles-ci risquent de rendre le processus de sélection particulièrement difficile.

Il est évident que des recherches devront être effectuées pour identifier ce qui est disponible sur le marché. Il est très important que vous déterminiez clairement vos attentes vis-à-vis de votre photocopieur et comment celui-ci sera utilisé.Voici les principaux critères à considérer.

  • Analogique vs numérique
  • Gabarit et vitesse
  • Chemin du papier et capacité
  • Caractéristiques (finition, tri, agrafage, etc.)
  • Tâches inhérentes au type de travail effectué et caractéristiques permettant d’effectuer ces tâches
  • Caractéristiques esssentielles vs caractéristiques triviales
  • En réseau ou non
  • Contrôle ou non

Convergix peut vous aider à évaluer la situation actuelle, à analyser vos besoins, à identifier vos exigences, à vérifier ce qui est disponible sur le marché, à aller en appel d’offres et à faire le choix optimal au meilleur rapport qualité-prix.

Nous agirons comme rassembleur de vos équipes internes afin :

  • de développer une stratégie, tant à court qu’à long terme, visant à réduire les coûts d’impression des documents;
  • d’adapter votre flotte d’équipements à vos besoins véritables;
  • d’analyser vos véritables coûts selon un modèle de coût par page;
  • d’améliorer le flux de travail et l’efficacité;
  • de gérer vos ressources vers une maximisation de la productivité et de la réduction des coûts.

Nous sommes à même d’évaluer l’environnement d’impression pour toute votre organisation ou pour certains groupes de travail seulement :

  • en identifiant les imprimantes en place;
  • en localisant leurs utilisateurs;
  • en déterminant le volume de chacune;
  • en calculant le coût total de propriété, considérant le coût de l’actif, du contrat de service, des fournitures, de la main-d’oeuvre et d'autres coûts imperceptibles;
  • en tenant compte de vos exigences en terme d’impression et de besoins des usagers;
  • en évaluant les modèles de flux actuels.

À partir de cette évaluation, nous élaborerons avec vous une stratégie qui améliorera votre infrastructure d’impression :

  • en consolidant votre flotte d’équipments de façon à éliminer la redondance et à réduire les coûts directs et indirects;
  • en adaptant votre flotte d’équipement, soit par mise à niveau, par réduction, par retrait ou par redéploiement;
  • en faisant intervenir les produits issus des nouvelles technologies, comme les imprimantes multifonctions;
  • en améliorant l’efficacité des processus de travail;
  • en calculant les coûts actuels et en élaborant une analyse du coût par page;.
  • en développant des stratégies efficaces d’approvisionnement;
  • en gérant les équipements en fonction de leur modèle respectif de cycle de vie;
  • en implantant des systèmes de gestion des équipements par un fureteur Web;
  • en fournissant de la formation à l’utilisateur et aux gestionnaires du réseau d’impression.

 

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